Privacy verklaring

1. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets vertellen over u of die we in verband kunnen brengen met u. U deelt persoonsgevens met ons als u als bestuurder of contactpersoon het beheer van de VVE aan ons overdraagt. Of als u de contactpersoon bent van een levenrancier waar wij zaken mee doen. Maar ook als u medewerker bij ons bent verwerken wij persoonsgegevens over u.

Gegevens die gaan over de VVE zelf zijn geen gegevens die wat zeggen over een persoon en zijn dus geen persoonsgegevens. Natuurlijk zorgen wij ook bij die gegevens voor een goede beveiliging.

2. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

a. Om onze overeenkomsten uit te voeren

Met uw persoonsgegevens kunnen we bijvoorbeeld:

De relatie met onze klanten beheren via de bestuurder of contactpersoon
De relatie met onze leveranciers beheren
Het werknemesdossier en de salarisadministratie bijhouden van onze medewerkers.

b. Om ons aan de wet te houden

VVE-BeheerPlus moet zich houden aan de Nederlandse wet. Soms moeten wij daarvoor ook persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld ten aanzien van de opgave aan de notaris bij een verkoop van een appartement of van lonen van onze medewerkers aan de Belastingdienst.

3. Van wie hebben wij persoonsgegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens van bestuurders of contactpersonen van onze VVE’s, onze medewerkers en van personen waarmee wij contact hebben of hebben gehad zoals contat-personen van (potentiële) partners of leveranciers.

Ook verwerken wij gegevens van de leden van de VVE wanneer deze VVE de (leden)administratie aan ons in beheer geeft. Dat doen wij alleen in opdracht van de betreffende VVE. Dat geldt ook voor persoonsgegevens die wij verwerken om de leveranciers van de VVE te beheren.

4. Welke persoonsgegevens verzamelen we?

a. Voor VVE’s: Gegevens over wie u bent (bestuurder/contactpersoon of leverancier)

Denk aan dit soort gegevens:

Uw naam, adres en woonplaats
Hoe we u kunnen bereiken zoals uw telefoonnummer en e-mailadres
Of we u mogen aanspreken met ‘De Heer’ of ‘Mevrouw’
Uw rol (bijvoorbeeld: bestuurder, contactpersoon van de VVE of contactpersoon van een leverancier)

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als u bestuurder of contactpersoon bent hebben we uw gegevens nodig om contact met u te onderhouden in het kader van de beheerovereenkomst of het bestuur van de VVE.
Als u een overeenkomst tekent dan willen we wel zeker weten dat u dat ook mag
We willen u persoonlijk aanspreken als we u post of e-mail sturen. En natuurlijk willen we de juiste contactgegevens gebruiken.
Als u een leverancier van ons bent of wordt dan willen we contact met u kunnen opnemen.

b. Voor medewerkers: Gegevens over wie u bent

Denk aan dit soort gegevens:

Uw naam, adres en woonplaats
Hoe we u kunnen bereiken zoals uw telefoonnummer en e-mailadres
Of we u mogen aanspreken met ‘De Heer’ of ‘Mevrouw’
Uw functie
Opleiding en professionele gegevens
Werknemersdossier met gegevens over uw functioneren, beoordeling en gespreksverslagen
Gegevens over de arbeidsovereenkomst, uw salaris, bankrekeningnummer en uw Burgerservicenummer
Gegevens die nodig zijn voor de salarisadministratie
Gegevens over u op sociale netwerken

Waarvoor gebruiken we uw gegevens?

Als u bij ons komt werken leggen we gegevens vast over wie u bent, uw sollicitatiebrief en uw CV. Ook kijken we op sociale netwerken zoals LinkedIn of u bij ons bedrijf pas.
Als u bij ons werkt registreren we gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van onze arbeidsoveereenomst
We hebben uw gegevens nodig om uw salaris uit te betalen en de salarisadministratie bij te houden.
Als u bij ons werkt dan willen we weten wie u bent.
Uw burgerservicenummer gebruiken we om uw salaris op te geven aan de Belastingdienst

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij delen gegevens met de volgende partijen:

De partij die voor ons de salarisadministratie uitvoert
De belastingdienst
Partijen waarbij wij wettelijk verplicht zijn medewerking te verlenen zoals de toezichthouder en politie

6. Zo zorgen we voor uw persoonsgegevens

Beveiliging van persoonsgegevens vinden we heel belangrijk. Daarom zorgen we voor goede beveiligingsmaatregelen. Zo houden we uw gegevens uit handen van personen die hier geen toegang toe behoren te hebben. Datalekken melden wij direct aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Partijen die voor ons werken tekenen een Verwerkersovereenkomst waarin we afspraken maken over de veiligheid van de gegevens.

7. Zo lang bewaren wij uw gegevens

van bestuurders en contactpersonen : tot 7 jaar na einde beheerovereenkomst
van contactpersonen van leveranciers : tot 7 jaar na einde relatie
van sollicitanten : tot maximaal 4 weken na einde sollicitatie
procedure
werknemersdossiers : tot 2 jaar na einde dienstverband
salarisadministratie : tot 7 jaar na einde dienstverband

8. Uw persoonsgegevens bekijken of aanpassen

Wilt u gebruik maken van een van uw privacy rechten? Ook dan kunt u bij VVE-BeheerPlus terecht. U hebt de volgende rechten:

Recht op inzage
Recht van bezwaar
Recht op wissen
Recht op dataportabiliteit
Recht op beperking van de verwerking

Stuur hiervoor een e-mail naar info@vve-beheerplus.nl. Wij beantwoorden uw verzoek binnen de wettelijke termijn van één maand.

9. Onze visie op privacy

In een wereld waarin persoonsgegevens meer waard zijn dan geld wordt privacy steeds belangrijker. VVE-BeheerPlus begrijpt dat. Wij gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens maar ook met andere gegevens die in vertrouwelijkheid met ons worden gedeeld. Wij houden ons daarvij aan de Algemene Verordening Gegevensbeschermig (AVG) n aanverwant regelgeving.
Hebt u een opmerking of klacht over ons? Meld dat dan via info@vve-beheerplus.nl. Wij zijn u graag van dienst. U kunt zich met uw klachten ook wenden tot de Autoriteit Persoonsgegvens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl